Este es un framework que cualquier comunidad puede usar a su manera y modificarlo a su composición y necesidades.
Las conferencias son esfuerzos más grandes para los equipos organizadores, todo escala, desde la logística hasta la agenda y trabajo tras bambalinas. Por eso mismo, muchas gracias a cada persona que ha decidido dar un paso adelante para organizar y apoyar la gestión de una conferencia; sin este esfuerzo, tiempo y dedicación, este tipo de espacios no serían posibles.
Con esta guía buscamos dar claridad sobre las responsabilidades de cada comité y, al mismo tiempo, motivar a que el trabajo sea compartido, colaborativo y rotativo, para que todas las personas tengan la oportunidad de aprender, crecer y fortalecer el espíritu comunitario que caracteriza a este tipo de eventos.
Para iniciar es importante que tengas los siguientes pasos claros:
- Establecer fecha y lugar (presencial, virtual o híbrido).
- Conformar equipo organizador y asignar roles principales (Recuerda que si estas iniciando una persona puede cubrir varios roles)
- Diseñar el presupuesto inicial y explorar fuentes de financiamiento o apoyo en especie.
- Lanzar convocatoria de ponencias o invitados y gestionar confirmaciones.
- Construir agenda preliminar (charlas, talleres, pausas, espacios sociales)
- Identificar y contactar patrocinadores o aliados estratégicos.
- Diseñar identidad visual y piezas de comunicación del evento.
- Planificar estrategia de difusión (redes sociales, página web, newsletters, plataformas).
- Organizar la logística (registro, espacio físico, equipo técnico, alimentación, accesibilidad).
- Definir protocolo de Código de Conducta y canales de reporte.
- Preparar kit de materiales (para asistentes, ponentes y patrocinadores).
- Coordinar equipo de voluntariado o apoyo en sitio.
- Planear cobertura en vivo y comunicaciones durante el evento.
- Establecer mecanismos de evaluación y retroalimentación para asistentes y organizadores.
- Elaborar informe post-evento (financiero, fotográfico, aprendizajes y recomendaciones).
Este Checklist sirve como un mapa inicial, sin embargo, para llevarlo a la práctica es necesario desglosar cada punto en un paso a paso más detallado, asignando responsabilidades y tareas específicas a los diferentes comités, recuerda que dependiendo del alcance y escala de la conferencia un organizador y/o voluntario puede ser participé de mas de un comité.
A continuación, presentamos esta guía organizada por áreas clave de trabajo:
Este comité está encargado de garantizar que el contenido del evento sea de calidad, diverso y organizado, asegurando que las ponentes tengan lo necesario para compartir su conocimiento con la comunidad. Este comité puede ser liderado por una o dos personas de la comunidad. A continuación detallamos tareas que son prioridad para este comité:
- Iniciar la planeación del evento, en donde se incluya el alcance, duración y una agenda tentativa
- Ya estipulado el alcance determinar la modalidad y posteriormente los requerimientos para su cumplimiento
- Presencial: Lugar con el aforo y las condiciones necesarias para la misma, alimentación y condiciones adecuadas para el desarrollo del evento
- Virtual: Plataformas necesarias para la ejecución del evento
- Mixto: Se consideran los dos aspectos previamente mencionados ademas de su debida sincronización
- Mantener y difundir el formulario de postulación de charlas.
- Revisar propuestas recibidas y hacer preselección justa y anónima (de ser posible, para evitar sesgo).
- Contactar a las ponentes para confirmar disponibilidad, tema y necesidades técnicas.
- Buscar ponentes adicionales por red de contactos.
- Coordinar agenda y orden de las charlas.
- Observación: Los items previamente mencionados no siempre se desarrollaran secuencialmente, son procesos dinámicos que requieren constante seguimiento y confirmación,
Este comité se encarga de construir y mantener relaciones con empresas y organizaciones aliadas que aporten recursos económicos o en especie, permitiendo la sostenibilidad de los eventos actuales y futuros. Este comité puede ser liderado por una o dos personas de la comunidad. A continuación detallamos tareas que son prioridad para este comité:
- Identificar empresas u organizaciones interesadas en apoyar.
- Proponer paquetes de patrocinio o apoyos en especie (espacios, refrigerios, materiales).
- Formalizar acuerdos (aunque sean informales o verbales, llevar registro escrito).
- Coordinar entrega de refrigerios, comida, swag con el Comité de Logística.
- Mantener relación continua con patrocinadores para futuros eventos.
- Identificar cuales son los compromisos adquiridos con los patrocinadores fruto del apoyo brindado y garantizar su cumplimiento (difusión, espacio para hablar, uso de logos, entre otros)
- Enviar informe post-evento (cómo se usaron los recursos, fotos, informe detallado de gastos del evento con facturas si es posible).
Este comité es el encargado de generar las piezas gráficas y material visual de la comunidad para cada evento. Este comité puede ser liderado por una persona de la comunidad. A continuación detallamos tareas que son prioridad para este comité:
- Identificar las líneas gráficas que se va a seguir en el evento
- Diseñar piezas gráficas del evento (flyers, banners, posts para redes).
- Adaptar las piezas a los diferentes formatos (Instagram, Meetup, LinkedIn, etc.).
- Coordinar entrega con el Comité de Difusión y Redes Sociales.
- Diseñar piezas post-evento (agradecimientos, fotos destacadas).
Este comité es encargado de comunicar, difundir y visibilizar los diferentes eventos que realice o en que participe la comunidad en los diferentes canales digitales y físicos asegurando que el evento llegue al mayor número de personas dentro y fuera de la comunidad. Este comité puede ser liderado por una o dos personas de la comunidad. A continuación detallamos tareas que son prioridad para este comité:
- Redactar textos de invitación y difusión del evento.
- Publicar en el canal principal de la comunidad y actualizar asistentes.
- Manejar redes sociales (Instagram, LinkedIn, Facebook, X y más).
- Responder preguntas de la comunidad en los comentarios o mensajes.
- Hacer recordatorios (ej. 1 semana antes, 1 día antes, el mismo día del evento).
- Publicar cobertura durante el evento (stories, tweets, fotos).
- Hacer publicación post-evento con agradecimientos.
Observación: El Comité de Diseño y el Comité de Difusión y Redes Sociales comparten un alto nivel de interdependencia, ya que muchas de sus actividades se complementan y requieren coordinación constante. Mientras el diseño produce las piezas gráficas y materiales visuales, la difusión se encarga de adaptarlos, publicarlos y darles alcance en las distintas plataformas y canales de comunicación.
Por esta razón, es fundamental que trabajen de manera muy articulada, manteniendo una comunicación fluida y tiempos de entrega claros. De igual forma, en contextos donde los recursos humanos son más limitados, es completamente viable que ambas funciones se integren y se gestionen como un solo comité unificado.
Este comité es el encargado de asegurar que la experiencia de los asistentes, ponentes y patrocinadores sea la mejor durante el día del evento, asegurando que se tenga un espacio organizado, agradable y seguro para todos los asistentes. Este comité puede ser liderado por mínimo 4 personas de la comunidad, encargándose una persona de presentar los ponentes y dar los avisos del lugar, otras dos personas encargándose de la alimentación y otra persona a cargo de moderar el registro y las preguntas de los asistentes. A continuación detallamos tareas que son prioridad para este comité:
- Reunión previa en donde se estipulen los últimos detalles como la hora de llegada y los roles específicos de cada uno de los integrates
- Llegar antes al lugar para preparar el espacio (sillas, audio, proyector, etc.).
- Coordinar ingreso y registro de asistentes (si aplica).
- Acompañar a ponentes en la instalación técnica.
- Hacer seguimiento de tiempos para cumplir con la agenda prevista
- Hacer seguimiento tanto a los ponentes como a los asistentes frente a requerimientos como el sonido, proyección, tanto en los lugares fisicos como virtualmente
- Coordinar refrigerios en los tiempos previstos.
- Tomar fotos para memorias y redes.
- Dejar el lugar en las condiciones en las que fueron entregadas.
- Levantar un breve reporte post-evento (qué salió bien, qué mejorar).
Este comité es el encargado de velar por el cumplimiento del Código de Conducta de la comunidad, garantizando que los espacios sean seguros, inclusivos y respetuosos para todas las personas de la comunidad, además de gestionar de manera empática y efectiva cualquier incidente presentado. Este comité puede ser liderado por tres o más personas de la comunidad. A continuación detallamos tareas que son prioridad para este comité:
- Antes del evento:
- Difundir el Código de Conducta en las inscripciones y comunicaciones.
- Establecer un protocolo de incidentes (inspirado en PyLadies y Python Colombia).
- Definir y comunicar canales de reporte (correo, persona de contacto, formulario anónimo).
- Durante el evento:
- Estar disponibles y visibles para escuchar a cualquier persona.
- Recibir reportes de incidentes con empatía y confidencialidad.
- Actuar según el protocolo: mediación, advertencia, expulsión si es necesario.
- En caso de tener incidentes, informar sobre las acciones tomadas a los participantes del evento manteniendo confidencialidad de los afectados.
- Después del evento:
- Evaluar si hubo incidentes y cómo se resolvieron.
- Hacer un breve reporte al equipo organizador (sin exponer datos sensibles).
- Reforzar mejoras y protocolos para el siguiente evento.
Nota importante: Aunque se establece un Comité de Código de Conducta, es fundamental que todas las personas involucradas en la organización del evento conozcan su contenido y sepan cómo proceder ante cualquier incidente que presencien o que les sea reportado. El objetivo es garantizar que cualquier situación se maneje siempre de acuerdo con los protocolos establecidos, promoviendo un ambiente seguro, respetuoso e inclusivo para toda la comunidad.
Recomendación: Es ideal que quienes participan en un comité puedan rotar a otros en periodos de tiempo que definan entre las integrantes, para permitirles a las demás aprender y expandir las tareas de los otros comités. Así, cada persona de la comunidad conoce de primera mano todo lo que implica sacar adelante un evento. Esto ayuda a que el trabajo sea más compartido, todas aprendamos un poquito de todo y sigamos fortaleciendo el espíritu de comunidad que nos mueve 💙🐍
Este framework está bajo una licencia Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License.
Primera versión creada por Carolina Gómez , Nicole Franco León y Karolina Ladino-Puerto. Abierto para seguir en construcción y recibir aportes de todas las personas que deseen contribuir. En el futuro imaginamos este framework con más artefactos que cada comité/comunidad pueda utilizar y personalizar.