Sistema de registro y gestión administrativa de facturas desarrollado en Microsoft Excel con VBA para el Centro de Instrucción de Aeronáutica Civil «May.(Av) Miguel Rodríguez» (CIAC), Estado Aragua, Venezuela.
| Pantalla de Bienvenida | Panel de Control (Dashboard) |
|---|---|
 |
 |
| Registro de Factura (Honorario) | Registro de Factura (Combustible) |
|---|---|
 |
 |
La administración del CIAC requería una solución práctica para digitalizar y centralizar el registro de sus facturas de honorarios y combustible, hasta entonces manejadas en talonarios físicos. Este sistema fue diseñado como un libro Excel habilitado para macros (.xlsm) que:
- Permite registrar, buscar, filtrar y exportar facturas.
- Muestra estadísticas en tiempo real mediante un dashboard interactivo.
- Implementa un sistema de usuarios con distintos niveles de acceso.
- Soporta trabajo multiusuario mediante sincronización de archivos en red local.
- Genera reportes en PDF directamente desde la interfaz.
CIAC-SistemaFacturacion/
├── README.md
├── .gitignore
│
├── docs/
│ ├── MANUAL_BASICO_DE_USUARIO.pdf # Manual de usuario
│ └── MANUAL_BASICO_DE_USUARIO.docx # Manual de usuario (editable)
│
├── src/
│ └── vba/ # Código VBA exportado por módulos
│ ├── ThisWorkbook.vba # Eventos del libro (Open, Close, logging)
│ ├── Modulo1_Validaciones.vba # Funciones de validación de datos
│ ├── Modulo2_Formularios.vba # Gestión de formularios y campos
│ ├── Modulo3_DatosPrueba.vba # Generador de datos de prueba
│ ├── Modulo4_Sesion.vba # Sistema de autenticación y sesiones
│ ├── Modulo5_Dashboard.vba # Generación de gráficos y dashboard
│ ├── Hoja1_Dashboard.vba # Eventos de la hoja Dashboard
│ ├── Hoja2_Factura.vba # Eventos de la hoja Factura
│ └── Hoja3_Buscar.vba # Eventos de la hoja Buscar
│
└── assets/
└── screenshots/ # Capturas de pantalla del sistema
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Software | Microsoft Excel 2016 o superior (recomendado 2021) |
| Macros | Deben estar habilitadas (ver sección de instalación) |
| Sistema Operativo | Windows 10 / 11 |
| Extensión del archivo | .xlsm (Libro de Excel habilitado para macros) |
Al abrir el archivo, Excel mostrará una barra de advertencia amarilla en la parte superior. Haz clic en "Habilitar contenido".
Para habilitarlas de forma permanente:
- Ve a
Archivo → Opciones → Centro de confianza → Configuración del Centro de confianza. - Selecciona "Configuración de macros".
- Elige "Deshabilitar todas las macros con notificación" (recomendado) o agregar la carpeta del archivo como Ubicación de confianza.
El sistema tiene 3 niveles de usuario:
| Usuario | Rol | Acceso |
|---|---|---|
00 |
Técnico | Acceso total sin restricciones |
01 |
Administrador | Dashboard, Facturas, Búsqueda y generación de PDF |
02 |
Asistente | Solo registro de combustible y vista del Dashboard |
Las contraseñas se manejan de forma separada al manual por razones de seguridad.
- Gráficos de recaudación en Bs y USD por período (Hoy / Semanal / Mensual / Anual / Todo).
- Diagrama de distribución por tipo de factura (Honorario, Combustible, H&C).
- Top 5 instructores y aeronaves más operadas.
- Segmentadores de datos para filtrado por tipo de factura y período.
- Resumen de montos totales con conversión de divisas configurable (Tasa Bs/USD ajustable).
Tres tipos de facturas registrables desde la hoja Factura:
| Tipo | Campos principales |
|---|---|
| Honorario | Despachador, Instructor, Alumno, Cédula, Fecha vuelo, Pago, Monto |
| Combustible | Despachador, Alumno, Aeronave, Litros despachados, Fecha vuelo, Datos de pago (incluye Pagomóvil) |
| H&C | Combinación de ambos tipos anteriores |
- Autocompletado de datos ya registrados en el sistema.
- Validaciones en tiempo real para evitar datos inconsistentes.
- Soporte para métodos de pago: Efectivo y Pagomóvil (con datos bancarios).
(Disponible para usuarios 00 y 01)
- Filtro por campo (Despachador, Instructor, Alumno, Aeronave, Tipo de pago, etc.).
- Filtro por período temporal (Hoy, Ayer, Semanal, Mensual, Trimestral, Semestral, Anual, Todo).
- Modificación directa de registros encontrados.
- Exportación de resultados a PDF con un clic.
(Disponible para usuarios 00 y 01)
- Permite que varios usuarios trabajen con copias del archivo en red local.
- Botón "Sincronizar Base de Datos": unifica los datos de todos los archivos en la misma carpeta.
- Botón "Restaurar Base de Datos": revierte la base de datos local en caso de errores.
- Registro automático de todas las acciones importantes: inicio de sesión, cierres, activación de hojas, errores.
- Rotación automática del log al superar 50,000 registros.
- Accesible desde la hoja Log (solo para usuario 00).
El sistema está construido sobre un único libro Excel .xlsm con las siguientes hojas:
| Hoja | Descripción | Visibilidad |
|---|---|---|
| Bienvenido | Pantalla de inicio y login | Siempre visible al abrir |
| Dashboard | Panel de control con gráficos | Usuarios 00, 01, 02 |
| Factura | Formulario de registro | Usuarios 00, 01, 02 |
| Buscar | Búsqueda y edición de facturas | Usuarios 00, 01 |
| Facturas | Base de datos de facturas | Oculta (solo VBA) |
| Datos | Base de datos de usuarios | Oculta (solo VBA) |
| Extras | Datos auxiliares y listas | Oculta (solo VBA) |
| R1 / R2 | Hojas de reportes temporales para PDF | Oculta (solo VBA) |
| Log | Registro de actividad | Usuario 00 |
ThisWorkbook → Inicialización, logging, eventos del libro
Modulo4_Sesion → Autenticación, control de acceso por nivel de usuario
Modulo5_Dashboard → Creación de gráficos, tablas dinámicas, slicers
Hoja1_Dashboard → Eventos de cambio en el panel de control
Hoja2_Factura → Lógica de formulario: carga de combos, guardado, validación
Hoja3_Buscar → Filtros de búsqueda, edición inline, exportación a PDF
Modulo1_Validaciones → Funciones puras de validación (cédula, nombre, monto)
Modulo2_Formularios → Limpieza de campos, manejo de OLEObjects
Modulo3_DatosPrueba → Generador de datos ficticios para pruebas internas
- Protección de hojas: Todas las hojas tienen contraseña de protección (
UserInterfaceOnly: Truepara permitir que las macros operen sin desprotegerlas). - Ocultado de hojas: Las hojas de base de datos se ocultan con
xlSheetVeryHidden(no son visibles desde la interfaz de Excel, solo desde VBA). - Control de cinta de opciones: Se oculta la cinta de Excel (
Ribbon) para forzar el uso exclusivo de los controles del sistema. - Login con intentos limitados: El sistema bloquea el acceso tras intentos fallidos.
- Autosave: Guardado automático programado cada 3 minutos.
El manual completo de usuario está disponible en la carpeta docs/:
| Tecnología | Uso |
|---|---|
| Microsoft Excel 2021 | Plataforma base del sistema |
| VBA (Visual Basic for Applications) | Toda la lógica del sistema (~3,000 líneas de código) |
| OLEObjects (ActiveX) | Controles de formulario (ComboBoxes, Botones) |
| Tablas Dinámicas + Slicers | Filtrado interactivo del dashboard |
| ChartObjects | Generación programática de gráficos |
El sistema incluye un generador de datos ficticios (InsertarDatosDePrueba) accesible para el usuario técnico (00), que crea registros con nombres, cédulas, aeronaves y métodos de pago aleatorios para facilitar pruebas internas.
v1.0 — Mayo 2025
Desarrollado por: Yordis E. Cujar M.
- Este proyecto fue desarrollado para uso interno institucional. Se comparte con fines de portafolio.